1. Introducción
En los últimos meses ha adquirido relevancia el término VERIFACTU. Conviene precisar que no se trata de un programa o aplicación informática concreta, sino de la denominación que se está utilizando para referirse al Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, que regula el modo en que deben funcionar los programas de facturación en España.
El objetivo del sistema es evitar manipulaciones, dobles contabilidades y cualquier alteración de las facturas, imponiendo requisitos que garanticen su integridad, trazabilidad, conservación, accesibilidad, legibilidad e inalterabilidad, conforme al artículo 29 de la Ley General Tributaria (LGT). En esencia, la normativa persigue que cada factura se convierta en una “factura verificable”.
A partir de la entrada en vigor, los empresarios y profesionales que utilicen software de facturación deberán asegurarse de que este se encuentra homologado conforme a los requisitos de la Agencia Tributaria, garantizado mediante una declaración responsable del proveedor, documento esencial para acreditar el cumplimiento normativo y evitar sanciones.
2. Naturaleza Jurídica del Sistema VERIFACTU y su Diferenciación con la Factura Electrónica
Aunque en ocasiones se confunden, VERIFACTU y la factura electrónica obedecen a regulaciones y finalidades distintas:
2.1. Finalidad normativa
- VERIFACTU: surge de la normativa fiscal y su objetivo es combatir el fraude mediante el uso obligatorio de software que no permita ocultar ventas o modificar facturas.
- Factura electrónica B2B: regulada por la Ley Crea y Crece, busca reducir la morosidad entre empresas mediante formatos electrónicos estructurados.
2.2. Calendario de aplicación
- VERIFACTU: entra en vigor en enero de 2026 para empresas y en junio de 2026 para el resto de obligados (autónomos).
- Factura electrónica B2B: pendiente de fecha definitiva de implantación.
2.3. Ámbito de aplicación
- VERIFACTU: afecta a operaciones B2B, B2C y B2G.
- Factura electrónica B2B: limitada al ámbito entre empresas.
3. Sujetos Obligados y Funcionamiento del Sistema
3.1. Obligados
VERIFACTU afecta únicamente a quienes:
- están obligados a emitir factura, y
- utilizan Sistemas Informáticos de Facturación (SIF).
Quedan excluidos quienes facturan mediante Word, Excel, papel o talonarios tradicionales, siempre que no incorporen automatizaciones mediante macros o scripts. No obstante, estos usuarios pueden optar voluntariamente por el sistema, incluso utilizando el software gratuito de la AEAT.
3.2. Software gratuito de la AEAT
Pensado para autónomos y pequeñas empresas, permite facturar de forma ilimitada y operar en modalidad VERIFACTU desde el primer día.
4. Modalidades de Funcionamiento
Los usuarios del software podrán elegir entre dos modalidades:
4.1. Modalidad VERIFACTU
- Las facturas se remiten automáticamente a la AEAT en el momento de su emisión.
- La Administración garantiza la custodia de los documentos.
- El destinatario puede verificar mediante código QR que Hacienda tiene constancia de la operación.
- Simplifica obligaciones técnicas y de conservación para el empresario.
4.2. Modalidad NO VERIFACTU
- El software cumple todos los requisitos técnicos (huella digital, encadenamiento, registro de eventos), pero no envía información en tiempo real.
- La responsabilidad de conservación recae en el empresario.
- Al escanear el QR, el cliente comprobará que la factura es válida, aunque no comunicada a Hacienda.
- Los SIF deben detectar fallos en la continuidad de registros y generar el correspondiente registro de eventos.
5. Cambio de Modalidad
No es necesario presentar comunicación censal para modificar la modalidad. Si al inicio del año la AEAT no recibe facturas en modo VERIFACTU, se presume que el sujeto pasivo opera en modo NO VERIFACTU.
El cambio hacia la modalidad VERIFACTU puede realizarse en cualquier momento del ejercicio, quedando obligada la empresa hasta el 31 de diciembre del año natural.
En caso de varios SIF dentro de una misma organización, cada uno podrá operar bajo una modalidad distinta.
6. Régimen Sancionador
El régimen sancionador se caracteriza por su elevada intensidad:
6.1. Sanciones para usuarios de software
Hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal, derivadas de:
- uso de software no homologado,
- alteración de datos,
- falta de declaración responsable del proveedor,
- mera tenencia de sistemas no acreditados.
6.2. Sanciones para proveedores de software
Podrán alcanzar 150.000 euros.
7. Conclusión
VERIFACTU supone una reforma estructural del control de la facturación en España. Obliga a una modernización de los sistemas utilizados por los operadores económicos, reforzando la transparencia y la seguridad jurídica.
Para algunos profesionales implicará una necesaria adaptación tecnológica; para otros, representará una oportunidad para simplificar la relación con la Agencia Tributaria y aumentar la confianza de sus clientes. En todo caso, se trata de una obligación firme, con aplicación inmediata en 2026, que marcará un cambio significativo en los sistemas de facturación en el país.